Примена рфид технологије у интелигентном прикупљању и препознавању докумената

РФИД радиофреквентна технологија идентификације постепено заузима место ручног управљања документима, аутоматска идентификација пружа велику погодност. Да би се брзо реализовало управљање свим врстама докумената и архивских ресурса, потребно је уносити и управљати фајловима са РФИД таговима. Интелигентно управљање РФИД-ом смањује заморан посао који преузимају администратори, чиме се смањује утрошак радне снаге у архивама и смањују трошкови. РФИД се користи у интелигентном прикупљању и идентификацији докумената.

Комбинацијом технологије РФИД аутоматске идентификације и компјутерске софтверске технологије, РФИД електронска ознака се користи као медиј за складиштење информација и налепљена је на портфолио, основне информације и повратни записи архива се чувају у РФИД чипу, а РФИД очитавање и опрема за писање се користи за сарадњу са системом управљања позадинским базама података за реализацију информационог управљања процесом рада позајмљивања, враћања, претраживања и инвентаризације архивске грађе.

Предности примене РФИД технологије у управљању документима.
1. Брза и тачна локација: мапа географске дистрибуције читаве собе за документе се чува на мобилној опреми за инспекцију на лицу места, а ознака географске локације ће бити направљена на документима како би се постигла брза претрага и операција архивирања.

2. Једноставан инвентар: употреба опреме за инспекцију РФИД може брзо завршити инвентар докумената, проверу грешака, полице и друге послове, у великој мери смањити оптерећење библиотекара у исто време може побољшати ефикасност управљања документима, смањити стопу грешака приликом позајмљивања и архивирања.

3. Тачан запис информација о документу: оператер документа, зајмопримац, време позајмице и време архивирања се аутоматски региструју од стране система како би се спречиле ручне грешке и истовремено се осигурала тачност оригиналних података информационог система за управљање документима. и може да обезбеди у реалном времену упит статуса документа, штампање извештаја.

4. Групно позајмљивање докумената и управљање регистрацијом: управљање документима је веома компликован задатак, са мање менаџера докумената и више људи који траже позајмљене документе. РФИД технологија се користи за реализацију модернизације и аутоматизације управљања документима, повећање ефикасности рада и смањење интензитета рада администратора докумената, а библиотекарима помаже у реализацији аутоматске пакетне позајмице, архивирања и регистрације докумената.

5. Информације о складиштењу РФИД ознака докумената могу се слободно мењати: електронске ознаке имају велики капацитет приступних података, а информације о складиштењу могу се слободно мењати, што је згодно за управљање атрибутима документа и другим информацијама.

РФИД интелигентни архивски систем ће формирати информације о електронској ИД картици за сваку датотеку, која реализује функције управљања праћењем целог процеса, позиционирања датотека, аутоматског инвентара датотека, интелигентне анализе и тако даље, што у великој мери оптимизује процес управљања датотекама и смањује оптерећење. Примена РФИД технологије чини добар мост између управљања папирним фајловима и архивског управљања електронским информацијама.